ТОРГ-13 офис

Назначение

Печатная форма "ТОРГ-13 офис" предназначена для документального оформления передачи образцов товаров из склада в офис для демонстрации клиентам, партнерам или руководству компании. Данная печатная форма является модификацией стандартной унифицированной формы ТОРГ-13 "Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары", адаптированной для задач взаимодействия между складом и офисом.

Основное назначение формы:

• Документальное оформление передачи образцов в офис
• Учет перемещаемого количества товаров
• Фиксация ответственных лиц и получателей образцов
• Установление сроков нахождения образцов в офисе
• Организация аудиторского следа операций с образцами

Связь с бизнес-процессами

Печатная форма "ТОРГ-13 офис" интегрирована в следующие бизнес-процессы:

• Маркетинговая деятельность и работа с клиентами
• Демонстрация товаров потенциальным и существующим клиентам
• Обучение сотрудников отдела продаж
• Согласование ассортимента с руководством
• Учет движения товарно-материальных ценностей

Условия формирования

Печатная форма "ТОРГ-13 офис" формируется автоматически в АРМ ОТК при следующих условиях:

1. Получение согласованной заявки на образцы от сотрудника офиса
2. Отбор образцов на складе
3. Перемещение образцов в контейнер OFFICE

Непосредственным основанием для формирования документа является операция перемещения образцов в контейнер OFFICE, выполняемая в АРМ ОТК.

Макет документа

Структура документа

Печатная форма "ТОРГ-13 офис" имеет следующую структуру:

Шапка документа:

• Наименование организации
• Наименование документа: "Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары"
• Номер документа
• Дата составления
• Код формы по ОКУД: 0330213
• Склад-отправитель
• Получатель: "Офис"
• Основание: номер заявки на образцы

Основная часть:

• Таблица с перечнем перемещаемых образцов со следующими колонками:
  • Номер по порядку
  • Товар (наименование, характеристика)
  • Артикул
  • Партия
  • Единица измерения (код и наименование)
  • Количество
  • Цена, руб. коп.
  • Сумма без учета НДС, руб. коп.
  • Запрошено кем
  • Цель запроса
  • Планируемая дата возврата

Подвал документа:

• Итого по накладной (количество порядковых номеров, общая сумма)
• Отпуск разрешил: должность, подпись, ФИО
• Сдал: должность, подпись, ФИО (оператор ОТК)
• Принял: должность, подпись, ФИО (сотрудник офиса, запросивший образцы)
• Печать организации

Дополнительная информация

На печатной форме "ТОРГ-13 офис" также размещается следующая дополнительная информация:

• Отметка "ОБРАЗЦЫ ДЛЯ ДЕМОНСТРАЦИИ" (для выделения целевого назначения)
• QR-код с информацией о документе (опционально)
• Информация о клиенте, для которого предназначены образцы (если применимо)
• Срок нахождения образцов в офисе
• Напоминание о необходимости возврата образцов на склад

Правила заполнения

Шапка документа

• Номер документа: формируется автоматически в формате "OFFICE-ГГГГ-ММ-NNNN", где ГГГГ - год, ММ - месяц, NNNN - порядковый номер в месяце
• Дата составления: текущая дата формирования документа
• Организация: наименование юридического лица, на складе которого осуществляется отбор образцов
• Склад-отправитель: наименование склада, с которого отправляются образцы
• Основание: номер заявки на образцы от сотрудника офиса

Таблица с образцами

• Товар: наименование товара и информация о партии
• Артикул: артикул или внутренний код товара в системе
• Партия: номер партии товара
• Единица измерения: код по ОКЕИ и наименование единицы измерения
• Количество: количество отобранных образцов
• Цена: учетная цена товара в системе
• Сумма: произведение количества на цену
• Запрошено кем: ФИО и должность сотрудника, запросившего образцы
• Цель запроса: указание цели (Демонстрация клиенту/Проверка отделом продаж/Другое)
• Планируемая дата возврата: дата, к которой образцы должны быть возвращены на склад

Подвал документа

• Отпуск разрешил: должность, ФИО и подпись лица, разрешившего отбор образцов (обычно начальник склада или руководитель отдела качества)
• Сдал: должность, ФИО и подпись оператора ОТК, осуществившего отбор и передачу образцов
• Принял: должность, ФИО и подпись сотрудника офиса, запросившего и получившего образцы

Пример документа

Настройки

Для печатной формы "ТОРГ-13 офис" доступны следующие настройки:

Параметр	Описание	Значение по умолчанию
Включать логотип компании	Отображение логотипа организации в шапке документа	Включено
Печатать QR-код	Добавление QR-кода с информацией о документе	Включено
Показывать цены	Отображение стоимостных показателей	Включено
Количество экземпляров	Количество печатаемых экземпляров	2
Формат печати	Формат бумаги для печати (A4/A5)	A4
Срок возврата по умолчанию	Устанавливаемый по умолчанию срок возврата в днях	7
Отображать напоминание о возврате	Печать напоминания о необходимости возврата образцов	Включено
Включать раздел для подписи клиента	Добавление раздела для подписи клиента при передаче ему образцов	Выключено

Автоматизация

Печатная форма "ТОРГ-13 офис" автоматизирована следующим образом:

1. Автоматическое создание при перемещении образцов в контейнер OFFICE
2. Предзаполнение всех полей на основе данных из системы и заявки на образцы
3. Автоматический расчет планируемой даты возврата (с возможностью ручной корректировки)
4. Автоматическое сохранение в системе электронного документооборота
5. Возможность печати из АРМ ОТК или из журнала документов
6. Автоматическая отправка уведомлений о приближении срока возврата образцов

Процесс применения

Отправка образцов в офис

1. Сотрудник офиса создает в системе заявку на получение образцов
2. Заявка согласовывается с ответственным лицом
3. Оператор ОТК получает согласованную заявку и отбирает образцы
4. Перемещает их в контейнер OFFICE через АРМ ОТК
5. Система автоматически формирует печатную форму ТОРГ-13 офис
6. Документ распечатывается в двух экземплярах
7. Оператор ОТК и сотрудник офиса подписывают оба экземпляра
8. Один экземпляр остается на складе, второй передается в офис вместе с образцами

Возврат образцов на склад

1. При возврате образцов сотрудник офиса заполняет форму возврата
2. На основании этой формы создается документ "Возврат образцов"
3. Оператор ОТК принимает образцы обратно на склад
4. На экземпляре ТОРГ-13 офис, хранящемся на складе, делается отметка о возврате

Связанные документы и процессы

• Документ "Товарный контроль"
• Документ "Перемещение"
• Документ "Возврат образцов"
• АРМ ОТК
• Контейнер OFFICE

История изменений

Версия	Дата	Описание изменений
1.0	2024-05-17	Первоначальная версия документации