Акт возврата образцов
Назначение
Печатная форма "Акт возврата образцов" предназначена для документального оформления процесса возврата образцов продукции из офиса на склад. Данный документ является официальным подтверждением факта передачи образцов и их текущего состояния, служит основанием для:
- Подтверждения возврата образцов на склад
- Фиксации состояния возвращаемых образцов
- Документирования причин списания образцов (при необходимости)
- Обновления информации об образцах в информационной системе
- Подтверждения завершения цикла демонстрации товаров клиентам
Связь с бизнес-процессами
Печатная форма "Акт возврата образцов" интегрирована в следующие бизнес-процессы:
- Управление образцами продукции
- Демонстрация товаров клиентам в офисе
- Учет движения товаров между складом и офисом
- Списание товаров, непригодных к дальнейшему использованию
- Внутренний учет и контроль товарных ценностей
Условия формирования
Печатная форма "Акт возврата образцов" формируется автоматически в АРМ ОТК при следующих условиях:
- Создание документа "Возврат образцов"
- Проверка и подтверждение фактического возврата образцов оператором ОТК
- Указание в документе информации о состоянии возвращаемых образцов
- Завершение процесса приема-передачи образцов
Акт может быть сформирован как по инициативе сотрудника офиса, так и оператора ОТК при фиксации факта возврата образцов.
Макет документа
Структура документа
Печатная форма "Акт возврата образцов" имеет следующую структуру:
Шапка документа:
- Название документа: "АКТ ВОЗВРАТА ОБРАЗЦОВ"
- Номер документа
- Дата составления
- Наименование организации
- Номер и дата документа "Перемещение", на основании которого образцы были переданы в офис
- ФИО ответственного сотрудника офиса
- ФИО оператора ОТК, принимающего образцы
- Дата возврата
Основная часть:
- Таблица с перечнем возвращаемых образцов, со следующими колонками:
- Номер по порядку
- Артикул
- Наименование товара
- Партия
- Количество первоначальное
- Количество возвращаемое
- Единица измерения
- Состояние образца
- Причина списания (если применимо)
- Заключение
Итоговая часть:
- Общее количество возвращаемых образцов
- Количество образцов к списанию
- Примечания
Подписи:
- Сотрудник офиса: должность, подпись, ФИО
- Оператор ОТК: должность, подпись, ФИО
- Начальник отдела качества: должность, подпись, ФИО
- Дата подписания
Правила заполнения
Шапка документа
- Номер документа: формируется автоматически в формате "SRA-ГГГГ-ММ-NNNN", где ГГГГ - год, ММ - месяц, NNNN - порядковый номер в месяце
- Дата составления: текущая дата формирования документа
- Организация: наименование юридического лица
- Документ-основание: номер и дата документа "Перемещение", по которому образцы были первоначально переданы в офис
- Сотрудник офиса: ФИО сотрудника, ответственного за образцы в офисе
- Оператор ОТК: ФИО оператора ОТК, принимающего образцы
- Дата возврата: дата фактического возврата образцов
Таблица с образцами
- Артикул: артикул или внутренний код товара в системе
- Наименование товара: наименование товара согласно справочнику
- Партия: номер партии, к которой относится образец
- Количество первоначальное: количество товара, первоначально переданное в офис
- Количество возвращаемое: фактическое количество возвращаемого товара
- Единица измерения: единица измерения товара
- Состояние образца: выбирается из предопределенного списка (идеальное, удовлетворительное, с дефектами, непригодное к использованию)
- Причина списания: заполняется, если образец подлежит списанию (использован для демонстрации, поврежден, утерян и т.д.)
- Заключение: краткое решение по образцу (принять на склад, списать, отправить на доработку)
Итоговая часть
- Обобщающая информация по количеству возвращаемых образцов
- Информация о количестве образцов, подлежащих списанию
- Дополнительные примечания, если требуются
Пример документа
Настройки
Для печатной формы "Акт возврата образцов" доступны следующие настройки:
| Параметр | Описание | Значение по умолчанию |
|---|---|---|
| Включать логотип компании | Отображение логотипа организации в шапке документа | Включено |
| Печатать QR-код | Добавление QR-кода с информацией о документе | Включено |
| Количество экземпляров | Количество печатаемых экземпляров | 2 |
| Формат печати | Формат бумаги для печати | A4 |
| Детализация причин списания | Уровень детализации причин списания образцов | Стандартный |
| Включать историю перемещений | Добавление информации о всех перемещениях образца | Выключено |
Процесс применения
- Сотрудник офиса инициирует процесс возврата образцов на склад
- Создается документ "Возврат образцов" со списком возвращаемых позиций
- Оператор ОТК проверяет фактическое наличие и состояние образцов
- Для каждого образца фиксируется его состояние и принимается решение (принять на склад/списать)
- Инициируется формирование печатной формы "Акт возврата образцов"
- Система автоматически формирует документ с заполнением всех полей
- Акт распечатывается в необходимом количестве экземпляров
- Документ подписывается сотрудником офиса и оператором ОТК
- Один экземпляр остается в отделе качества, второй передается в офис
Особенности и ограничения
- Частичный возврат - акт может оформляться при частичном возврате образцов, с указанием точного количества возвращаемых позиций
- Документирование состояния - обязательное указание состояния каждого образца для контроля качества
- Основание для списания - акт служит основанием для создания документа списания для образцов, не подлежащих возврату на склад
- Связь с контейнерами - в акте может отражаться информация о контейнере OFFICE, из которого возвращаются образцы
- История перемещений - опционально может включать всю историю перемещений образца для аудита
Связанные документы и процессы
- Документ "Возврат образцов"
- Документ "Перемещение"
- Документ "Списание"
- АРМ ОТК
- Контейнер "OFFICE"
- Печатная форма "Акт списания"
История изменений
| Версия | Дата | Описание изменений |
|---|---|---|
| 1.0 | 2024-05-17 | Первоначальная версия документации |