Акт списания

Назначение

Печатная форма "Акт списания" предназначена для документального оформления процесса списания товаров и образцов, которые признаны непригодными для дальнейшего использования или реализации. Данный документ является официальным подтверждением факта списания материальных ценностей и служит основанием для:

• Корректировки товарных остатков в учетной системе
• Финансового и бухгалтерского учета списанных ценностей
• Обоснования утилизации товаров
• Документирования причин списания для внутреннего аудита
• Подтверждения завершения жизненного цикла образцов продукции

Связь с бизнес-процессами

Печатная форма "Акт списания" интегрирована в следующие бизнес-процессы:

• Входной контроль качества товаров
• Управление образцами продукции
• Учет товарно-материальных ценностей
• Утилизация и обращение с отходами
• Инвентаризация и контроль товарных запасов
• Внутренний аудит

Условия формирования

Печатная форма "Акт списания" формируется автоматически в системе при следующих условиях:

1. Создание документа "Списание"
2. Проверка и подтверждение оснований для списания ответственным лицом
3. Утверждение списания руководителем соответствующего подразделения
4. Завершение документа "Списание" со статусом "Выполнен"

Акт может быть сформирован в различных подразделениях, включая отдел качества (ОТК), офис, или склад, в зависимости от места нахождения списываемых товаров.

Макет документа

Структура документа

Печатная форма "Акт списания" имеет следующую структуру:

Шапка документа:

• Название документа: "АКТ СПИСАНИЯ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ"
• Номер документа
• Дата составления
• Наименование организации
• Подразделение, инициировавшее списание
• Основание для списания (номер и дата распоряжения, приказа и т.д.)
• Комиссия по списанию (председатель и члены комиссии)

Основная часть:

• Таблица со списываемыми товарами, имеющая следующие колонки:
  • Номер по порядку
  • Артикул
  • Наименование товара
  • Партия
  • Единица измерения
  • Количество
  • Цена за единицу
  • Стоимость
  • Причина списания
  • Способ утилизации

Итоговая часть:

• Общее количество наименований к списанию
• Общая стоимость списываемых товаров
• Заключение комиссии
• Примечания

Подписи:

• Председатель комиссии: должность, подпись, ФИО
• Члены комиссии: должности, подписи, ФИО
• Материально-ответственное лицо: должность, подпись, ФИО
• Дата подписания
• Печать организации

Правила заполнения

Шапка документа

• Номер документа: формируется автоматически в формате "WO-ГГГГ-ММ-NNNN", где ГГГГ - год, ММ - месяц, NNNN - порядковый номер в месяце
• Дата составления: текущая дата формирования документа
• Организация: наименование юридического лица
• Подразделение: наименование подразделения, инициировавшего списание
• Основание для списания: указывается документ-основание (приказ, распоряжение, акт о выявленных дефектах и т.д.)
• Комиссия по списанию: формируется из справочника сотрудников, ответственных за списание в данном подразделении

Таблица с товарами

• Артикул: артикул или внутренний код товара в системе
• Наименование товара: наименование товара согласно справочнику
• Партия: номер партии, к которой относится товар
• Единица измерения: единица измерения товара
• Количество: количество списываемого товара
• Цена за единицу: учетная цена единицы товара
• Стоимость: общая стоимость списываемого товара (количество × цена)
• Причина списания: выбирается из справочника причин списания
• Способ утилизации: указывается метод утилизации или дальнейшего обращения с товаром

Итоговая часть

• Автоматический подсчет общего количества наименований и общей стоимости
• Заключение комиссии формируется на основе типовых формулировок с возможностью редактирования
• Дополнительные примечания вносятся при необходимости

Пример документа

Настройки

Для печатной формы "Акт списания" доступны следующие настройки:

Параметр	Описание	Значение по умолчанию
Включать логотип компании	Отображение логотипа организации в шапке документа	Включено
Печатать QR-код	Добавление QR-кода с информацией о документе	Включено
Количество экземпляров	Количество печатаемых экземпляров	3
Формат печати	Формат бумаги для печати	A4
Отображать стоимость	Отображение стоимостных показателей в акте	Включено
Включать способ утилизации	Добавление информации о способе утилизации	Включено
Детализация причин списания	Уровень детализации причин списания	Детальный
Включать фотографии	Включение фотографий дефектных товаров	Выключено

Процесс применения

1. Ответственное лицо (оператор ОТК, кладовщик или др.) выявляет товары, подлежащие списанию
2. Создается документ "Списание" с указанием товаров и причин списания
3. Документ проходит процесс утверждения (при необходимости собирается комиссия)
4. После утверждения формируется печатная форма "Акт списания"
5. Система автоматически заполняет все поля акта
6. Документ распечатывается в необходимом количестве экземпляров
7. Акт подписывается всеми членами комиссии и материально-ответственным лицом
8. На основании подписанного акта производится корректировка учетных данных в системе
9. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой остается в подразделении, инициировавшем списание, третий хранится в архиве

Особенности и ограничения

1. Права доступа - формирование акта списания доступно только авторизованным пользователям с соответствующими правами
2. Множественные источники - акт может формироваться на основании различных документов (возврат образцов, результаты входного контроля и т.д.)
3. Бухгалтерская значимость - документ имеет значение для бухгалтерского учета и налогообложения
4. Требование комиссии - для юридической значимости акт должен быть подписан комиссией в составе не менее трех человек
5. Разграничение ответственности - система контролирует, чтобы материально-ответственное лицо не могло быть единственным подписантом акта

Связанные документы и процессы

• Документ "Списание"
• Документ "Товарный контроль"
• Документ "Возврат образцов"
• АРМ ОТК
• Печатная форма "Акт возврата образцов"
• Справочник "Причины списания"

История изменений

Версия	Дата	Описание изменений
1.0	2024-05-17	Первоначальная версия документации