Акт несоответствия ОТК

Назначение

Печатная форма "Акт несоответствия ОТК" предназначена для документального оформления выявленных несоответствий качества товаров установленным требованиям при проведении входного контроля. Данный документ является официальным подтверждением обнаруженных проблем с качеством и служит основанием для:

• Предъявления претензий поставщику
• Блокировки товаров ненадлежащего качества
• Инициирования процедуры возврата товаров поставщику
• Проведения дополнительных исследований
• Принятия решения о частичной приемке партии

Связь с бизнес-процессами

Печатная форма "Акт несоответствия ОТК" интегрирована в следующие бизнес-процессы:

• Входной контроль качества товаров
• Управление несоответствующей продукцией
• Работа с претензиями к поставщикам
• Документирование качества товаров
• Процесс блокировки товаров ненадлежащего качества

Условия формирования

Печатная форма "Акт несоответствия ОТК" формируется автоматически в АРМ ОТК при следующих условиях:

1. Проведение визуального осмотра товаров
2. Выявление несоответствий требованиям качества при визуальном осмотре
3. Фиксация отрицательных результатов осмотра в документе "Товарный контроль"
4. Запуск формирования печатной формы оператором ОТК

Акт также может быть сформирован автоматически при получении отрицательных результатов лабораторных исследований образцов.

Макет документа

Структура документа

Печатная форма "Акт несоответствия ОТК" имеет следующую структуру:

Шапка документа:

• Название документа: "АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ ОТДЕЛА ТЕХНИЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ"
• Номер документа
• Дата составления
• Наименование организации
• Поставщик (наименование, адрес, контактная информация)
• Номер и дата поставки
• Номер и дата приходного ордера
• Договор (номер и дата)
• Сопроводительные документы (номера ТТН, счетов-фактур, сертификатов и т.д.)

Основная часть:

• Таблица с перечнем товаров, имеющих несоответствия, со следующими колонками:
  • Номер по порядку
  • Товар (наименование, характеристика)
  • Артикул
  • Единица измерения
  • Количество проверенное
  • Количество несоответствующее
  • Описание несоответствия
  • Требования НТД (нормативно-технической документации)
  • Фактические показатели
  • Решение (Возврат/Блокировка/Доработка)

Заключение:

• Текстовое описание обнаруженных несоответствий и их значимости
• Рекомендации по дальнейшим действиям
• Результаты дополнительных исследований (при наличии)

Подписи:

• Председатель комиссии: должность, подпись, ФИО (обычно начальник отдела качества)
• Члены комиссии: должности, подписи, ФИО (обычно оператор ОТК, представитель склада)
• Представитель поставщика (при участии): должность, подпись, ФИО
• Печать организации

Дополнительная информация

На печатной форме "Акт несоответствия ОТК" также может размещаться следующая дополнительная информация:

• Фотографии выявленных несоответствий (опционально)
• QR-код с информацией о документе
• Штрих-коды партий товаров
• Ссылки на проведенные лабораторные исследования
• Отметка о способе уведомления поставщика

Правила заполнения

Шапка документа

• Номер документа: формируется автоматически в формате "DISC-ГГГГ-ММ-NNNN", где ГГГГ - год, ММ - месяц, NNNN - порядковый номер в месяце
• Дата составления: текущая дата формирования документа
• Организация: наименование юридического лица, на складе которого осуществляется контроль
• Поставщик: данные поставщика из документа "Поставка"
• Номер и дата поставки: из соответствующего документа "Поставка"
• Номер и дата приходного ордера: из соответствующего документа "Приходный ордер"
• Договор: информация о договоре с поставщиком из документа "Поставка"
• Сопроводительные документы: перечень документов, сопровождающих поставку

Таблица с товарами

• Товар: наименование товара с несоответствиями
• Артикул: артикул или внутренний код товара в системе
• Единица измерения: единица измерения товара
• Количество проверенное: общее количество проверенного товара
• Количество несоответствующее: количество товара с выявленными несоответствиями
• Описание несоответствия: подробное описание обнаруженных недостатков
• Требования НТД: ссылка на нормативные документы и указание требуемых показателей
• Фактические показатели: фактические значения показателей качества
• Решение: принятое решение по несоответствующей продукции

Заключение

• Обобщающий вывод о характере и серьезности выявленных несоответствий
• Рекомендации по дальнейшим действиям (возврат поставщику, запрос на замену и т.д.)
• Информация о проведенных дополнительных исследованиях (при наличии)

Пример документа

Настройки

Для печатной формы "Акт несоответствия ОТК" доступны следующие настройки:

Параметр	Описание	Значение по умолчанию
Включать логотип компании	Отображение логотипа организации в шапке документа	Включено
Печатать QR-код	Добавление QR-кода с информацией о документе	Включено
Количество экземпляров	Количество печатаемых экземпляров	3
Формат печати	Формат бумаги для печати	A4
Включать фотографии	Добавление фотографий выявленных несоответствий	Включено
Максимальное количество фотографий	Ограничение на количество фотографий в документе	4
Печатать штрих-коды	Добавление штрих-кодов партий товаров	Включено
Включать результаты лабораторных исследований	Добавление информации о результатах лабораторных исследований	Включено, если есть результаты

Процесс применения

1. Оператор ОТК выявляет несоответствия при проведении входного контроля
2. Фиксирует выявленные несоответствия в документе "Товарный контроль"
3. При необходимости делает фотографии обнаруженных дефектов
4. Инициирует формирование печатной формы "Акт несоответствия ОТК"
5. Система автоматически формирует документ с заполнением всех полей
6. Документ согласовывается внутри компании (начальник ОТК, представитель склада)
7. Акт распечатывается в необходимом количестве экземпляров
8. Копия акта направляется поставщику (по email, почте или через представителя)
9. На основании акта инициируются дальнейшие действия по работе с несоответствующей продукцией

Особенности и ограничения

1. Юридическая значимость - документ имеет юридическую силу и может использоваться для обоснования претензий к поставщику
2. Необходимость объективности - все выявленные несоответствия должны быть описаны максимально объективно и подтверждены фактами
3. Фотофиксация - рекомендуется сопровождать акт фотографиями выявленных дефектов для наглядного подтверждения
4. Участие поставщика - при возможности рекомендуется привлечение представителя поставщика для подписания акта
5. Возможность доработки - в зависимости от характера несоответствий, в акте могут быть предложены варианты доработки товара

Связанные документы и процессы

• Документ "Товарный контроль"
• Документ "Поставка"
• Документ "Приходный ордер"
• АРМ ОТК
• Печатная форма "Акт входного контроля"

История изменений

Версия	Дата	Описание изменений
1.0	2024-05-17	Первоначальная версия документации